Verberg het menu

Digitale informatie voorziening (DIV)

Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt deels gedigitaliseerd, deels voorbereid voor overbrenging naar het BHIC. Voor het digitaliseren is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning.

Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd (voorbereidingen voor digitale vernietiging zijn gedaan en dit wordt in 2018 uitgevoerd) en er wordt een start gemaakt met kwaliteitsbeheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant.
 

Realisatie in één oogopslag

 afgerond/gerealiseerd  gestart/onderhanden  nog niet opgestart

  Digitale informatie voorziening (DIV)   Toelichting
1 Inrichten en beheer van een scanstraat.

Inrichten en beheer van een scanstraat. IBN-medewerkers leggen op het moment de laatste hand aan het scannen van de bouwvergunningen tot 2001. Deze gescande bouwvergunningen worden ook nog gecontroleerd op kwaliteit. In het eerste kwartaal van 2018 worden het blok bouwvergunningen 1938-1990 definitief digitaal overgebracht naar het BHIC.

Na afronding van bovengenoemd project liggen er meerdere projecten om te digitaliseren, o.a. bouwvergunningen 2001-2010, BAG brondocumenten, autorisatieformulieren, woningkaarten, persoonskaarten, huwelijks/geboorteaktes en diverse andere projecten.

Er staat in de archiefruimte nog een dynamisch archief vanaf. Het blok 1981 t/m 2000 moet nog afgesloten en opgeschoond worden, zodat dit in 2020 fysiek overgedragen kan worden aan het BHIC. Het plan is om daarna het blok vanaf 2001 op te pakken en vervroegd over te brengen naar het BHIC De vernietiginslijsten van 2014-2017 zijn gereed om vernietigd te worden.

Begin 2017 zijn we gestart met kwaliteitscontroles van geregistreerde documenten en dossiers in Corsa. De afwijkingen worden vastgelegd, zodat aan de hand hiervan bekeken kan worden waar welke ondersteuning nodig is. Deze ondersteuning kan worden gegeven in de vorm van individuele begeleiding, algemene, cluster- of taakgerichte workshops en cursussen. In 2018 vindt er reguliere terugkoppeling plaats naar de leidinggevenden.

Door de invoering van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming zullen we onze gegevenshuishouding tegen het licht houden. Het project privacyproof heeft inmiddels een aantal resultaten opgeleverd. Er komt een tijdelijke aanvulling van menskracht om de voorbereidingen voor de processen mbt informatie gegevensbescherming en het vormen van de registers voor de komende 3 jaren. De FG wordt benoemd in 2018.